報告書作成の負担を減らし、情報共有を円滑に行いたい

どういった課題を認識していましたか？

――店舗の見回りをするエリアマネージャーが作成・提出する巡回報告書の提出率がよくありませんでした。Excelでの報告書作成のため、PCからしか作業ができない、写真を転記するのに手間がかかるなど、報告書作成業務に時間がかかり負担になっていたことが原因です。

業務の負担を減らすため、どういった解決策をお考えになりましたか？

――iPhoneを配布していたため、アプリで報告書作成ができればと考えておりました。ただ、アプリ開発はかなりの費用が必要となり、費用対効果という観点で二の足を踏んでいました。

自分たちの業務に合わせたアプリを安価で手軽に

Unifinityを選定していただいた経緯を教えてください

――アプリ開発に関する情報をどのように探せばいいかわかりませんでした。そんな中、情報収集の一環で立ち寄った展示会でUnifinityと出会いました。Excelで行っている業務がアプリからできるようになるという説明を聞き、自社にぴったりなサービスだと感じました。料金もお手頃だったのも魅力的でした。

アプリ開発をする上で、Unifinityを利用してよかったと感じた点はありますか？

――開発するアプリの認識をすり合わせるため、導入前に何度かサンプルアプリを作成していただいた点です。要望が固まりきっていない段階でも、実際にスマホで動くサンプルアプリがあったことで、マネージャーに触ってもらいどんなところが使いにくいかなど改善点を簡単にピックアップすることができました。導入前後で認識のずれがなくなり、導入もスムーズに行うことができました。

アプリ開発を進めていく中で苦労した点はありましたか？

――業務フローを整理し、アプリ画面のデザインや機能を検討することが大変でした。IT知識があまりない中で、写真を撮るタイミングはいつか、チェックリストはどう表示するのが操作しやすいのか、メールでの情報共有は必要かなど、実現したいことをアプリに落とし込む作業に時間がかかったと思います。

大きな混乱もなく、スムーズにアプリからの報告業務へ移行

実際の導入プロセスは順調でしたでしょうか？

――大きな混乱もなく、移行できたと思います。というのも、先ほど申し上げたように導入前に作成いただいたサンプルアプリで実際に利用するマネージャーの声も取り入れながらアプリ開発を進めることができたこと、Excelの帳票に近い見た目でアプリの画面をカスタマイズできたことで、今まで行っていた業務の流れ・見た目を引き継げたことが大きかったと思います。

報告件数倍増。暗黙知がオープン化され、効果的な施策が分かる。

実際にアプリを運用してみて効果はいかがですか？

――報告の件数が格段に多くなりました。今までは面倒だと感じていた報告書作成が、使い慣れたスマホからその場でできるため、マネージャーから喜ばれています。今までは埋もれていた売上UPにつながった事例などが、積極的に共有されるようになりました。また、アプリのボタンを押すだけで、ファイルサーバーへ情報を連携するだけでなく、メールでの送付も可能なので、本社と店長に同時に情報共有が可能になった点も、手間がかかる作業がなくなったと喜ばれています。

実際に使う方からも高い評価をいただき、大変ありがたいです。最後に、今後の展望について教えてください

――まだまだ紙で行う業務が多く、アプリにすることで便利になる業務が複数あると感じています。今回のアプリ開発のように、実際に使う社員の意見を取り入れながらシステム化を進めていくことが重要だと感じています。社内の体制を整えながら、非効率な業務を変えていけたらと考えています。