“オフラインで報告書が作成できるツールが求められていました”
－Unifinityの導入前はどのような課題を感じられていたのでしょうか？
BBS金明では、自社で生産・納品した半導体関連装置、主にウェーハのエッジを磨くための装置のメンテナンスを行った際に、工事報告書を作成しお客様に提出しています。従来、この報告書は紙のフォーマットに手書きで作成していたのですが、SDGsの流れでペーパーレス化を進めようということになりました。最初はとあるPC向けソフトを導入したのですが、コストが高いことやユーザー管理が難しいなどの理由で別のサービスへの切り替えを検討していて、その中で普段からお付き合いのある理光商事さんに相談したところkintoneとUnifinityの組合せを教えてもらいました。
－なぜkintoneだけではなくUnifinityが必要だったのでしょうか？
最初はKintoneのみでテスト利用をしていましたが、メンテナンスを行う現場ではインターネット接続が難しい環境が多く、オフラインで報告書が作成できることが求められていました。また、お客様にサインをいただく際も、オフラインに対応していないと、いったん電波がつながる場所に移動してサインをもらう必要があるなど、作業が非効率的でした。こうした課題を解決するために、オフラインでも作業報告書を作成できサインを受領できるツールの導入が求められていました。
“Unifinityは一度覚えてしまえばかなり複雑なことができるのがいい”
－Unifinityの導入はスムーズでしたでしょうか？
KintoneもUnifinityもノーコードでアプリが作成できるので、単一の業務だけでなく、さまざまな業務の効率化に活用できます。さまざまな用途で活用できて、費用は以前よりも安くなったので導入はすぐに決まりました。
－アプリの作成はすぐにできましたか？
Unifinityに関しては、ローコードの部分もあって少し難しいのでアプリの作成にあたって不安な面もあったのですが、最初は基礎講習付きのプランからはじめて、その後もわからないことがあればその都度質問できる環境があったので完成させることができました。Unifinityは、一度覚えてしまえばかなり複雑なことができるのがいいと思います。作っているうちにもいろいろなアイデアが出てきて楽しかったです。
－Unifinityではどのようなアプリを作成されたのでしょうか？
現在は、主に工事報告書作成アプリと出張作業時間報告アプリを実際に運用しています。工事報告書作成アプリでは、まずKintoneで作成した作業依頼書を同期してきて、オフライン環境で工事報告書を作成、お客様にサインをもらうという機能があります。出張作業時間報告アプリは、作業にかかった時間などを社内向けに報告するアプリです。
“数十分かかっていた報告書作成が本当に一瞬でできるようになった”
－アプリの機能などで工夫された点があれば教えて下さい
出張作業時間報告アプリの方で、作業が複数日にまたがったときのために報告書の日付ブロックを追加していくことができるようになっているのですが、単純なブロック追加の他に、行コピーという機能を作成しました。これを押すと前のブロックの内容がコピーされた新しいブロックが追加できます。例えば同じ出張で、作業内容は毎日ほとんど一緒だけれども日付分の報告書が必要という時などに使用します。こういった機能は必須というわけではないのですが、アプリを使った報告が現場に定着するためには使い勝手は重要だと思うので途中で追加しました。
－アプリの活用によってどのような効果がありましたか？
オフライン環境でも迅速に作業報告書を作成し、お客様にサインをもらうことが可能となりました。これにより、作業時間の短縮と効率化が実現しました。お客様に提出する報告書も、紙の時代よりも見やすく、理解しやすいフォーマットとなり、信頼性が向上したと思います。作業時間の社内報告に関しては、エクセルで作成していたときは長い出張だと数十分かかっていたものが本当に一瞬でできるようになりました。経理の人も、情報がすべてkintoneに集約されているのでとても便利になったと言っています。
－最後に今後の展望について教えて下さい
KintoneとUnifinityについてはある程度社内で作成できるようになったので、引き続きペーパーレス化や効率化を進めていきたいと思っています。
