“作業終了後に事務所に戻って作業をするとなると、どうしても残業が発生してしまう”
－どのような業務でUnifinityをご利用いただいているのでしょうか？
当社では、「アクシスウォーター」という全自動型ウォーターサーバー事業を展開しています。工場品質の浄水を作れる全自動型ウォーターサーバーをご家庭や事務所に設置し、安心安全な飲料水を提供しています。その中で定期的なメンテナンスをお客様宅に訪問して行います。そうした訪問の際の予定管理や作業報告書の作成などをすべてアプリで実施しています。
－Unifinity導入前の業務の流れを簡単に教えてもらえますでしょうか？
まずは定期定なメンテナンスが必要なお客様に電話をして、訪問の日程を調整します。現地ではサーバーの清掃やメンテナンスを行い、フィルターの交換などを実施した場合には必要に応じて作業報告書や納品書、受領書などの書類を作成します。1日の訪問予定が終わったら事務所に戻り、作業内容や結果をオーダー管理システムに登録するというのがおおよその流れです。
－ありがとうございます。どういった課題感があってUnifinityのご利用を検討されたのでしょうか？
ひとつは個人情報の紛失リスクです。アプリ導入前はウォーターサーバーを導入していただいているお客様のリストをすべて紙で持ち運ぶ必要がありました。細心の注意を払って運用しており実際に流出などはありませんでしたが、どうしても人間がやることなのでミスが起こってしまう可能性はあり、リスクと隣り合わせの状態でした。
また、残業が多いことも課題になっていました。お客様のお仕事終わりにご自宅に訪問することが多いためそもそも作業の開始時間が遅く、作業終了後に事務所に戻って納品書の打ち込みなどの作業をするとなるとどうしても残業が発生してしまうので、全社的な業務改善を進める中でたびたび問題視されていました。
なので、デジタル化によってこれらの問題を解決すべくさまざまな可能性を検討していました。
“質問に対して迅速に回答してもらうことができたので、予定通り無事アプリが完成”
－導入にあたっては具体的にはどういった検討をされたのでしょうか？
社内のIT推進課と相談をし、その時には既にkintoneの全社導入が決まっていたので、kintoneをベースに検討を進めることにしました。ただ、作業終了後に事務所に戻ることなくその場で業務を終了できることを目指すとすると、スマートフォンを活用した現場での各種情報登録が不可欠です。この点、kintoneのスマホアプリは、小さい画面だと操作がしづらかったり、現場のメンバーには直接関係のない余計なアプリや機能が多くシンプルな構成にすることができなかったりして、そのまま使うのは難しいという判断になりました。
そうした中で、kintoneの伴走支援をお願いしていたコムデックさんから紹介を受けたのが、Unifinityでした。初回提案時に実際にシンプルな画面や機能のアプリを作成して運用している事例を聞くことができ、導入に前向きになりました。また、お客様のサインを受け取る際に利用できる手書き機能があったことも決め手のひとつになりました。
－Unifinityを使ったアプリの作成はいかがでしたでしょうか？
正直に言って、難しかったです（笑）はじめに講習会を4回開催してもらったのですが、最後の方はついていくのが精いっぱいでした。なので、その後にアプリを作成するフェーズで実際にやってみるとわからないことがたくさん出てきて、担当の方にかなりの量の質問をすることになりました。ただ、すべての質問に対して迅速に回答してもらうことができたので、予定通り無事アプリが完成しました。現在は、メインとなる先述のメンテナンスアプリに加え在庫管理アプリや新規契約アプリなど合計4つのアプリを実際に運用しています。
－作成したアプリの機能や構成について教えてください。
メンテナンスアプリには顧客情報の閲覧のほか、訪問予定の管理、作業内容の記録、お客様サインの受領といった機能があり、すべてがスマホから簡単にできるようになっています。また、アプリに登録された情報は自動的にkintoneに連携され、Googleドライブを経由してオーダー管理システムにまで連携されます。わざわざ事務所に戻ってオーダー管理システムに情報を登録する必要がないため、大変便利です。
